Sitemap  │  Zoeken

Kent u de identiteit van uw personeel?

Wanneer u een nieuwe werknemer aanneemt, moet hij u zijn persoonsgegevens verstrekken. Dit klinkt eenvoudig, maar blijkt het in de praktijk niet altijd te zijn. Waar moet u op letten?

De identificatieplicht

De Wet op de Identificatieplicht (WID) verplicht werkgevers om de identiteit van een (tijdelijke) werknemer vast te stellen voor die begint met werken. De identificatieplicht houdt meer in dan dat een werknemer zijn paspoort of identiteitsbewijs moet laten zien bij zijn nieuwe werkgever. Dit geldt voor iedere werknemer boven de twaalf jaar. Als werkgever bent u verplicht de documenten te verifiŽren en een kopie van het origineel te bewaren bij uw loonadministratie, tenzij u toestemming heeft van de Belastingdienst ťn het UWV om die kopie elders te bewaren.

De WID is ingevoerd om de volgende misdrijven en overtredingen beter te kunnen bestrijden:

  • sociale zekerheidsfraude

  • fiscale fraude

  • illegaal verblijf in Nederland

  • illegale arbeid.

Welke gegevens?

U heeft recht op de volgende gegevens:

  • het Burgerservicenummer (BSN) (voorheen het sofinummer)

  • een identiteitsbewijs.

Als geldig identiteitsbewijs wordt beschouwd:

  • een geldig Nederlands paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)

  • een geldig paspoort of Europese identiteitskaart van een van de EER-landen (EU + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein)

  • een geldig paspoort van een land buiten de EER dat voorzien is van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen

  • een paspoort van een niet EER-land mťt verblijfsvergunning

  • een vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort

  • een diplomatiek of dienstpaspoort

  • een geldig verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV

  • een zogenaamd W-document voor asielzoekers

LET OP: een rijbewijs geldt bij indiensttreding niet als geldig identiteitsbewijs, omdat er niets over de nationaliteit en verblijfsstatus op staat. In andere situaties (bijvoorbeeld controles) is een rijbewijs wel een geldig legitimatiebewijs. Het Burgerservicenummer (sofinummer) geldt ook niet als verificatie van de identiteit, maar een puur administratief gegeven dat niet geldt bij controles. Uw werknemer moet dit nummer bij indiensttreding aan u verstrekken.

Surf voor meer informatie over de uitgebreide identificatieplicht naar de website van het Ministerie van Justitie.

Maak een kopie van alle bladzijden van het document waarop informatie staat over de persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels en dergelijke. De kopie van het identiteitsbewijs moet u bewaren tot tenminste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beŽindigd.

TIP: scan het document en sla het digitaal op, dan kunt u het later gedetailleerd (vergroot en in kleur!) bekijken en eventueel als bewijsmateriaal gebruiken. Krijgt u een boekenonderzoek? Zorg dan dat u direct kopieŽn van alle identiteitsbewijzen van uw werknemers kunt laten zien. Als u al in de bezwaarperiode zit, is dat namelijk te laat!

Een buitenlandse werknemer in dienst

Voor de volgende landen geldt vrij verkeer van werknemers: BelgiŽ, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Groot-BrittanniŽ, Ierland, IJsland, ItaliŽ, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Zweden, Zwitserland. Om iemand van buiten de Europese Economische Ruimte voor u te laten werken, hebt u een tewerkstellingsvergunning nodig. Deze kunt u aanvragen bij het CWI. Dit geldt ook voor vreemdelingen uit de Midden- en Oost-Europese landen Estland, Letland, Litouwen, Polen, Hongarije, TsjechiŽ, Slowakije en SloveniŽ.

Voor de identificatieplicht maakt de nationaliteit van de werknemer niets uit. De regels zijn universeel: u moet iedereen naar het sofi-nummer en het identiteitsbewijs vragen.

Als de werknemer voor de eerste keer in dienst treedt bij een Nederlandse werkgever kan het zijn dat hij nog geen Burgerservicenummer bezit. Hij kan dan via de Belastingtelefoon een afspraak maken bij de Belastingdienst voor een aanvraag. Tel 0800-0543.

Het anoniementarief

Hoewel de kans klein is, bestaat de mogelijkheid dat een werknemer (op principiŽle gronden) geen identiteitsbewijs verstrekt. In dat geval moet u de belastingplichtige indelen in het anoniementarief. U moet op het salaris een loonheffing toepassen van 52%, ook al is de identiteit van de werknemer voldoende bij u bekend. U mag geen rekening houden met de loonheffingskorting, het maximumpremieloon bij de premie werkgeversverzekeringen en met de maximumbijdrageloon bij de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Controle van identiteitsbewijzen

Hoe herkent u valse papieren en voorkomt u identiteitsfraude? Zorg dat u van een nieuw personeelslid een identiteitsbewijs krijgt overhandigd, waar u vervolgens ZELF een kopie of scan van kunt maken. Alleen een kopie is niet voldoende: zorg dat u altijd het origineel te zien krijgt. Op het moment dat u de kopie maakt, is het document tevens goed te controleren op echtheidskenmerken.

Let op de volgende belangrijke aandachtspunten:

  • Correspondeert de foto met degene die u het document heeft overhandigd?

  • Komen geboortejaar, leeftijd, lengte en kleur ogen overeen?

  • Is het document nog wel geldig?

  • Klopt de handtekening (laat de werknemer zijn handtekening zetten)?

Verder is het belangrijk dat u op de hoogte bent van een aantal echtheidskenmerken van paspoorten en identiteitskaarten. Identiteitsdocumenten zijn voorzien van allerlei druktechnische snufjes, zoals watermerken, optisch variabele kleuren, piepkleine letters, vezeltjes en dergelijke. Veel van deze kenmerken staan op de houderpagina van het document, de pagina met de persoonsgegevens. Let erop of deze pagina intact is en niet beschadigd, zoals insnijdingen of lijmresten bij of rond de foto. Mocht u twijfelen aan de echtheid, dan kunt u het beste - na het maken van een kopie - contact opnemen met de politie.

Alsnog anoniemtarief

Hoewel u als werkgever geen vergaande onderzoeksplicht heeft, moet u wel uw best hebben gedaan bij het controleren van de echtheidskenmerken. Als u niet in de lijn van de WID heeft gehandeld, loopt u het risico op naheffingen. Op de betreffende werknemer(s) moet dan alsnog het anoniementarief (52%) voor de loonheffing worden toegepast en dit kan dus flink in de papieren gaan lopen.

Illegaal personeel

Als u iemand in dienst neemt via een uitzendbureau of detacheringsbureau hoeft u zijn identiteit niet te controleren. Het bureau dat hem in dienst heeft genomen is (in geval van illegaliteit) voor hem verantwoordelijk.

Illegalen werken soms onder sofi-nummers van Nederlanders die zijn overleden of geŽmigreerd of onder dat van een zogenaamde koppelbaas. Deze koppelbaas is legaal in Nederland en in het bezit van een geldige legitimatie en sofi-nummer. Hij sluit als individu een contract met u af en laat vervolgens illegale arbeiders het werk verrichten. Vooral in sectoren waar veel gebruik wordt gemaakt van ongeschoolde arbeid komen dit soort fraudetoestanden voor.

Als de Arbeidsinspectie u betrapt op illegale arbeid, krijgt u een procesverbaal voor het plegen van een economisch delict van Ä 8000,-- per illegale werknemer. Het eventuele financiŽle voordeel dat u heeft behaald door u personeel bijvoorbeeld lagere lonen uit te betalen, moet u terugbetalen.

Pas op voor boetes!

De Belastingdienst controleert of u voldoet aan uw wettelijke verplichtingen inzake de Wet op de identificatieplicht. Daarnaast controleert de Arbeidsinspectie werkgevers op naleving van de Wet arbeid vreemdelingen. Deze wet verbiedt u om personen die geen vrije toegang hebben tot de Nederlandse arbeidsmarkt te laten werken zonder tewerkstellingsvergunning.

Als u een controle krijgt, bent u verplicht om uw administratie te laten zien. Heeft u deze niet op orde, dan bent u mogelijk in overtreding en loopt u het risico op een boete. Ook kunnen uw medewerkers worden meegenomen naar het politiebureau om hun identiteit te achterhalen. De niet-gewerkte uren krijgt u niet vergoed.

Voor meer informatie kunt u terecht bij a.p.scheltinga organisatieadvies & managementondersteuning.

(Bron: De Zaak, bijgewerkt januari 2007)

TERUG NAAR DIENSTENPAKKETTERUG NAAR BEGIN

- advies implementatie; omdat advies allťťn niet genoeg is! -

Deze website is alleen voor informatieve doeleinden. Hieraan kunnen dan ook geen rechten ontleend worden. © a.p.scheltinga OA&MO Zwolle

- persoonlijk, betrokken, deskundig professioneel -